Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse schreitet in Deutschland und der EU nicht zuletzt aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorgaben rasant voran. Die E-Rechnungen werden immer mehr zum Standard und bieten zahlreiche Vorteile. Aber was genau verbirgt sich hinter dem Begriff E-Rechnung, welche neuen Entwicklungen gibt es, und wie können Unternehmer selbst eine elektronische Rechnung erstellen? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel: Wir beleuchten die aktuellen Trends, zeigen die Vorteile auf und bieten praktische Tipps rund um die Digitalisierung der Rechnungsprozesse.

Die Entwicklungen in der Europäischen Union und in Deutschland

In den vergangenen Jahren hat die Europäische Union einige wichtige Schritte unternommen, um die elektronische Rechnungsstellung EU-weit zu harmonisieren und zu fördern. Besonders hervorzuheben ist dabei vorrangig die Richtlinie 2014/55/EU, die die Standardisierung und Akzeptanz von E-Rechnungen insbesondere im öffentlichen Auftragswesen vorantreibt, denn sie bildet die Grundlage für die Einführung einheitlicher E-Rechnungsformate und erleichtert den länderübergreifenden Geschäftsverkehr. Einer der Hauptbestandteile dieser Bemühungen ist die Norm EN 16931, die einen Rahmen schafft, um E-Rechnungen auf eine kompatible Weise zu erstellen, zu übermitteln und zu verarbeiten. Diese Norm soll den einfachen Austausch der Rechnungen zwischen den EU-Mitgliedstaaten ermöglichen und damit den Verwaltungsaufwand und die Kosten senken.

In Deutschland steht eine weitreichende Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen kurz bevor, denn ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr empfangen und verarbeiten können, ohne dass eine vorherige Zustimmung des Geschäftspartners dafür erforderlich ist.

Um den Unternehmen die Anpassung ein wenig zu erleichtern, sind allerdings Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Ab 2028 werden die neuen Anforderungen jedoch endgültig verbindlich. Unternehmer sollten allerdings nicht bis 2028 warten, sondern sich lieber frühzeitig mit der Umstellung auf elektronische Rechnungen auseinandersetzen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dazu ist es wichtig zu wissen, was eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers ist und welche Möglichkeiten es gibt, diese zu erstellen, zu empfangen und ordnungsgemäß zu archivieren. Nur so können die Anforderungen erfüllt und die Vorteile der Digitalisierung voll ausgeschöpft werden.

Was genau ist eine E-Rechnung und welche Formate gibt es?

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei einer elektronischen Rechnung um eine Rechnung, die in einem spezifischen, strukturierten Format erstellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann und der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. Das bedeutet, dass alle Schritte, von der Ausstellung über die Übermittlung bis zum Empfang und der weiteren Verarbeitung, vollständig digital und ohne manuelle Eingriffe erfolgen müssen.

Die Rechnung muss in einem Format erstellt werden, das maschinell lesbar und automatisch verarbeitbar ist. Mögliche Formate für den Rechnungsaustausch sind beispielsweise ZUGFeRD, XRechnung und EDI (Electronic Data Interchange). In Deutschland zeigt sich ein Trend zum ZUGFeRD-Format, da es gegenüber den anderen Formaten zahlreiche Vorteile bietet. Es handelt sich dabei um eine hybride Lösung, die aus einem menschenlesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format besteht. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format kann automatisch erkannt und die Daten können direkt in die Buchhaltung übernommen werden. Zudem entspricht das aktuelle ZUGFeRD-Format bereits vollständig den EU-Vorgaben.

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse bringt zahlreiche Vorteile

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse ist keine Schikane der europäischen und deutschen Behörden für Unternehmer, sondern bringt zahlreiche Vorteile mit sich. So können dadurch der Zeitaufwand sowie die Versand- und Personalkosten erheblich gesenkt werden, da der aufwendige Prozess für die Erstellung der papierbasierten Rechnung entfällt. Das Personal kann stattdessen für Tätigkeiten eingesetzt werden, die mehr Wertschöpfung bringen.

Die Empfänger der E-Rechnung profitieren ebenfalls, da die Rechnungsdaten automatisch in das ERP-System und in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können. Die Nachhaltigkeit im Büro spielt im Zeitalter des Klimawandels ebenfalls eine wichtige Rolle. Mit der E-Rechnung wird der Materialaufwand für Papier oder Toner für den Drucker deutlich reduziert und dadurch der ökologische CO₂-Fußabdruck verringert.

Zudem kommen Unternehmer durch elektronische Rechnungen schneller an ihr Geld, da diese sofort beim Empfänger ankommen und so die Zahlungsfristen verkürzen. Die automatisierten Prozesse verringern außerdem Eingabefehler, weil keine manuellen Eingriffe mehr nötig sind. Auch die Archivierung wird einfacher, da elektronische Rechnungen sicher und langfristig gespeichert werden können und riesige Ordner-Archive damit endgültig der Vergangenheit angehören. Elektronische Archivierungssysteme mit Backups schützen die Daten vor Verlust durch Brände oder Wasserschäden.

Welche Tools werden für digitalisierte Rechnungen benötigt?

Für die Rechnungsstellung im ZUGFeRD-Format Version 2.2 bietet die FeRD-Website eine kostenfreie Software zum Download an. Sinnvoller ist jedoch die Nutzung von Buchhaltungs- und Fakturierungssoftware von bekannten Herstellern, da deren Software garantiert, dass die erstellten E-Rechnungen stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Zudem erleichtern diese Tools den Datenaustausch mit Lieferanten, Kunden, dem Finanzamt und dem Steuerberater erheblich.